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发布时间: 2012-03-04
查 新 的 定 义
      2000年12月国家科学技术部颁布了《科技查新规范》,对查新作出了规范的定义:“查新是科技查新的简称,是指查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容,按照本规范操作,并作出结论。”
      定义中的查新机构是指具有查新业务资质,根据查新委托人提供需要查证其新颖性的科学技术内容,按照科技查新规范操作,有偿提供科技查新服务的信息咨询机构;查新委托人是指提出查新需求的自然人、法人或者其他组织;新颖性是指在查新委托日以前,查新项目的科学技术内容部分或者全部没有在国内外出版物上公开发表过。
 
查 新 的 作 用
 
      查新工作在科技研究开发、科研管理和经济建设中发挥着十分重要的作用,主要表现在以下几个方面:
  一、为科研立项提供客观依据
  科研课题在论点、研究目标、技术路线、技术内容、技术指标、技术水平等方面是否具有新颖性,在正式立项前,首要的工作是全面、准确地掌握国内外的有关信息,查清该课题在国内外是否已有人研究开发过。通过查新我们可以了解国内外有关科学技术的发展水平、研究开发方向;了解该课题是否已研究开发或正在研究开发;研究开发的深度及广度;已解决和尚未解决的问题等等。这样可防止重复研究开发而造成人力、财力、物力的浪费和损失。
  据统计,我国科研项目重复率达40%,而另外60%中部分重复又在20%以上,同时与国外重复也约占30%左右,其中大部分是国外已公开的技术,因而造成了人力、物力、财力的严重浪费。
  二、为科技成果的鉴定、评估、验收、转化、奖励等提供客观依据
  查新可以为科技成果的鉴定、评估、验收、转化、奖励等提供客观的文献依据。在这些工作中,如果没有可靠的查新报告作为文献依据,只凭专家小组的专业知识和经验,难免会有不公正之处,可能会得不出确切的结论,这样既不利于调动科技人员的积极性,又妨碍成果的推广应用。高质量的查新,结合专家丰富的专业知识,便可防止上述现象的发生,从而保证鉴定、评估、验收、转化、奖励等的权威性和科学性。
  三、为科技人员进行研究开发提供可靠而丰富的信息
  随着科学技术的不断发展,学科分类越来越细,信息来源于不同的载体已成为普遍现象,给获取信息带来了一定的难度。有关研究表明,技术人员查阅文献所花的时间,约占其工作量的50%,若通过专业查新人员查新,则可以大量节省科研人员查阅文献的时间。查新机构一般具有丰富的信息资源和完善的计算机检索系统,能提供从一次文献到二次文献的全面服务。国际联机情报检索系统包括世界著名的SCI(科学引文索引)、CA(化学文摘 )、EI(工程索引 )、NTIS(美国政府报告 )、WPI(世界专利索引)等众多科技数据库,内容涉及各种学术会议和期刊的论文、技术报告、专利、标准和规范等,收藏的数据可追溯到十九世纪,最新可查到当天公布的信息。据有关资料统计,这些系统包含了世界上98%以上的机读文献,基本能满足科研工作的信息需求。
 
 
查 新 程 序
    
查新工作流程大致如下:
委托人提出查新委托 → 查新受理 → 订立合同 → 检索准备 → 选择检索工具 → 确定检索方法和途径 →
 
提交查新报告
查找 → 完成查新检索 → 草拟查新报告 → 审查查新报告 → 形成正式的查新报告
文件归档
 
登录到国家查新工作库
      查新委托
    查新委托人在处理查新委托事务时,可以参照下列步骤进行:
    1.自我判断待查新项目是否属于查新范围。
    2.根据待查新项目的专业、科学技术特点、查新目的、查新要求以及需要查证其新颖性的科学技术内容,自主选择查新机构。
    3.向查新机构提交在处理查新事务时所必需的科学技术资料和有关材料。
    《科技查新规范》规定:查新委托人在处理查新委托时,应当尽下列义务:
    (1)据实、完整地向查新机构提供下列查新所必需的资料:
     ①查新项目的科学技术资料;
     ②技术性能指标数据;
     ③查新机构认为查新所必需的其他资料。
    (2)尽可能提供下列查新所需要的资料:
     ①参考检索词,包括中英文对照的查新关键词(含规范词、同义词、缩写词、相关词)、分类号、专利号、化学物质登记号等,关键词应当从查新项目所在专业的文献常用词中选择;
     ②国内外同类科学技术和相关科学技术的背景材料;
     ③参考文献,列出与查新项目密切相关的国内外文献(含著者、题目、刊名、年、卷、期、页),以供查新员在检索时参考。
    《科技查新规范》同时还规定:查新委托人所提交的资料应当真实可靠,用词准确,能够满足完成查新事务的需要。
 
查 新 质 量 评 价
 
    《科技查新规范》对查新工作质量提出了明确的要求。查新工作质量可以通过以下查新质量评价指标体系进行评价。该指标体系是根据查新程序和工作内容而建立的,对查新人员自我评价查新质量和主管部门监督检查有一定的指导和参考作用。评价指标具体如下:
    从查新质量评价指标体系可以看出查新质量主要表现在文献检索质量和查新报告质量两方面。
 
查 新 机 构 与 人 员 管 理
 
《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》是国家关于科技查新的专门规章。《科技查新机构管理办法》第四条规定:“科学技术部管理、指导全国的查新机构。省、自治区、直辖市科学技术行政部门管理本地区的查新机构;国务院有关部门、直属机构、直属事业单位管理本部门的查新机构,对所辖行业的查新机构在业务上给予指导。”由此可见,管理全国查新机构的最高机关是作为国务院科学技术行政部门的科学技术部。
一、科学技术部的职责
  1.负责制定和修改《科技查新机构管理办法》、《科技查新规范》以及其他与查新有关的规定。
  2.按照一定程序对申请查新业务资质的信息咨询机构进行认定或授权认定,颁发科技查新业务资质证书,批准刻制科技查新专用章,并在全国性报刊上公告。
  3.负责组织认定查新人员的科技查新资格。
  4.负责在全国性报刊上公告查新机构年检、抽查的结果。
  5.负责取消在年检与抽查中不合格而又未在规定期限内改正的查新机构的科技查新业务资质。
  6.组织或委托有关机构组织编写查新培训的教材与参考材料。
  7.委托有关机构组织查新培训工作。
二、科技成果管理机构的职责
  这里所说的科技成果管理机构是指省、自治区、直辖市科学技术行政部门或国务院有关部门、直属机构、直属事业单位的科技成果管理机构(以下简称科技成果管理机构),其职责主要有:
  1.依据《科技查新机构管理办法》第六条的规定,负责审查本地区、本部门信息咨询机构的从事科技查新业务资质的申请。
  2.对查新机构实行年检,并适时组织抽查;负责将年检与抽查结果报科学技术部备案;负责在通过年检的查新机构的查新业务资质证书副本上加盖合格印章,正本上贴附年检标识。
  (1)《科技查新机构管理办法》第二十一条规定:“年检时间为每年第一季度。查新机构应当在规定的时间内,向科技成果管理机构提交以下年检材料:①年检报告书;②营业执照副本;③科技查新业务资质证书副本;④上一年度科技查新项目及收费的明细表;⑤查新人员变更情况;⑥查新人员参加专业继续教育培训的情况;⑦认定机关要求提交的其他材料。”
  (2)《科技查新机构管理办法》第二十四条规定:“抽查内容包括:①查新人员是否具备执业能力;②是否按照科技查新规范进行查新;③查新报告是否符合规范;④是否履行了查新合同的条款;⑤查新档案是否完整;⑥内部审查复核制度是否健全;⑦实际操作过程中是否存在违纪现象;⑧认定机关规定的其他内容。”
三、查新机构的认定
  1.认定机关
  科技查新业务资质的认定机关是科学技术部。
  2.申请渠道
  申请科技查新业务资质的渠道是科技成果管理机构。
  3.申请科技查新业务资质的信息咨询机构应当具备的条件
  (1)具有企业法人或事业法人资格;
  (2)具有15年以上与查新专业范围相关的国内外文献资源或数据库;
  (3)具备国际联机检索系统;
  (4)有3名以上(含3名)取得国家科技查新资格的专职人员,其中具有高级专业技术职称的不少于1名;
  (5)有健全的内部规章制度;
  (6)认定机关规定的其他条件。
  4.申请查新业务资质的信息咨询机构应当提交的材料
  (1)法定代表人签署的申请书;
  (2)法人资格证明;
  (3)该机构的查新业务规章;
  (4)在申请查新专业范围内,能够证明具有从事查新业务能力的相关材料;
  (5)认定机关要求提供的其他材料。
  5.科技查新业务资质证书管理的规定
  (1)科技查新业务资质证书由科学技术部统一制定。分为正本和副本,正本和副本具有同等法律效力。
  (2)查新机构遗失查新业务资质证书,应当在全国性报刊上声明作废后,方可向认定机关申请补领。任何单位和个人不得伪造、涂改、出租、出借、转让、出卖查新业务资质证书。
  6.科技查新业务资质管理的其他规定
  (1)未申请年检的查新机构,视为自动放弃科技查新业务资质。
  (2)年检与抽查不合格的查新机构,限期三个月内进行整顿,整顿期间暂停其查新业务。整顿结束,由科技成果管理机构再行检查,合格者准许继续执业;不合格者报请认定机关取消科技查新业务资质。
  (3)查新机构违反《科技查新机构管理办法》规定,做出虚假查新报告给他人造成损失的,应当承担相应的法律责任;情节严重的,由认定机关取消其查新业务资质。
四、关于查新机构变更和终止的规定
  (1)查新机构发生下列情况时,应当向认定机关申请办理有关手续,在全国性报刊上公告。
  ①分立或者合并,应向认定机关交回科技查新业务资质证书和科技查新专用章,经认定机关重新审查其科技查新业务资质后再行核发。
  ②歇业、宣告破产或者其他原因终止业务,应当报认定机关备案,并交回科技查新业务资质证书和科技查新专用章。
  ③法定代表人变更,应报认定机关备案。
  (2)查新机构分立、合并时,应当对查新档案加以保护,防止技术秘密的泄露;查新机构终止时,应当将查新档案移交科技成果管理机构处理。